Os sistemas de ventilação e exaustão são equipamentos mecânicos que devem ter seu projeto, fabricação e instalação executados por empresas devidamente registradas no Crea, tendo em vista se tratar de atividade de engenharia. Para o caso de licitação, é necessário que, além de seu registro no Crea, a empresa apresente certidão comprovando sua experiência na execução destes serviços, para fins de qualificação.

 A empresa ganhadora do certame deverá registrar a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) referente ao contrato, contemplando as atividades de projeto, fabricação (no caso de equipamentos específicos) e montagem/instalação dos equipamentos. 

A documentação deve ser apresentada pelas empresas à comissão de licitação. A título de informação, para o projeto do sistema é necessário um responsável técnico engenheiro mecânico, no caso da instalação e montagem. Dependendo das adequações, serão necessários, além de engenheiro ou técnico em mecânica, a presença de engenheiro civil e engenheiro eletricista que ficarão a cargo da empresa ganhadora.